VeriFactu: qué es, a quién afecta y cómo adaptar tu empresa

La transformación digital ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación legal. 

En ese contexto nace VeriFactu, un sistema que marcará un antes y un después en la forma en que las empresas y autónomos gestionan su facturación electrónica. 

En este artículo de Ahedo conocerás qué es VeriFactu y cómo aplicarlo en tu empresa.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es la denominación que reciben los sistemas de emisión de facturas verificables que cumplen con lo establecido en el Real Decreto 1007/2023, dentro del marco de la Ley Antifraude.

A grandes rasgos, es una obligación legal para que las facturas que emitas queden registradas y enviadas, de forma electrónica, a la Agencia Tributaria (AEAT).

 La finalidad de este cambio es clara: prevenir el fraude fiscal, mejorar la trazabilidad y transparencia, y fomentar la digitalización del tejido empresarial español.

Este sistema forma parte de los llamados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), y supone una evolución en la forma en que empresas y autónomos documentan sus operaciones económicas.

¿Qué objetivos persigue el sistema VeriFactu?

La Agencia Tributaria ha dejado claro que VeriFactu busca garantizar cinco principios en cada factura emitida:

1. Integridad
2. Conservación
3. Accesibilidad
4. Trazabilidad
5. Inalterabilidad

Todo ello con un enfoque muy concreto: acabar con prácticas fraudulentas como la doble contabilidad, la manipulación posterior de facturas o la omisión de ingresos. A través del sistema VeriFactu, cada factura generada queda registrada con un código hash, un QR y, si corresponde, una leyenda de “factura verificable”, elementos que aseguran su autenticidad.

Requisitos de software

Para cumplir con VeriFactu, tu empresa deberá contar con un software adaptado, que cumpla los siguientes requisitos técnicos:

• • Emitir facturas con un formato estructurado.
  • Incorporar un QR obligatorio en todas las facturas (ordinarias o simplificadas).
  • Generar registros de facturación con un código único, que impida su manipulación posterior.
  • Enviar estos registros a la AEAT de forma:
    • Automática y en tiempo real.
    • Conservándolos en local y remitiéndolos a requerimiento.
  • Disponer de un sistema de registro de eventos, que documente las operaciones del software.

Estos requisitos no solo implican cambios tecnológicos, sino también ajustes en los procesos internos, especialmente si tu sistema actual de facturación no cumple con estos estándares.

¿A quién afecta VeriFactu?

Esta normativa afectará a:

• • Autónomos que emitan facturas a sus clientes.
  • Pymes de todos los sectores.
  • Despachos profesionales y asesorías que emitan facturas en nombre de sus clientes.
  • Cualquier entidad que esté obligada a emitir facturas por sus operaciones.

Quedan exentos los contribuyentes cuyas operaciones no están sujetas a obligación de facturación según la Ley del IVA, aunque podrán acogerse de forma voluntaria si lo desean.

Fechas importantes entre 2025 y 2026

Para evitar sanciones o complicaciones, es necesario tener en cuenta los plazos establecidos por la normativa:

• • 29 de julio de 2025: los fabricantes de software de facturación deberán tener listos sus programas adaptados a VeriFactu.
  • 2026 (fecha concreta pendiente de confirmación): las empresas y autónomos estarán obligados a emitir sus facturas con un sistema VeriFactu.

En otras palabras: tu software debe estar listo cuanto antes para garantizar una adaptación sin interrupciones operativas ni incumplimientos legales.

Diferencias entre modalidades

Existen dos formas de cumplir con esta normativa:

1. Modalidad VeriFactu

• • Envía los registros de facturación directamente a la AEAT en el momento de emitir la factura.
  • Mayor transparencia y control por parte de Hacienda.
  • Requiere conexión a internet y certificación del software.

2. Modalidad NO VeriFactu

• • El sistema conserva los registros internamente.
  • Deberán enviarse a Hacienda cuando esta lo requiera, bajo un procedimiento específico.
  • Incluye medidas de seguridad adicionales, como firma electrónica y registro de eventos.

La elección de una u otra dependerá de la naturaleza de tu negocio, tu volumen de facturación y tu infraestructura digital actual. En cualquier caso, es imprescindible contar con un software certificado.

¿Qué pasa con Word y Excel?

Según las últimas precisiones de la Agencia Tributaria, el reglamento VeriFactu no se aplica cuando se usan procesadores de texto o hojas de cálculo únicamente para introducir los datos de las facturas o guardar la información relacionada con la facturación.

En estas situaciones, no se considera que se esté utilizando un sistema informático de facturación (SIF), por lo que VeriFactu no es obligatorio.

Si solo introduces los datos a mano y te limitas a imprimir las facturas, la normativa no es aplicable. En cambio, si utilizas fórmulas, macros o cualquier tipo de automatización que produzca registros o libros contables, entonces sí estás obligado a cumplir con VeriFactu.

¿Qué debe hacer tu empresa para adaptarse a VeriFactu?

Paso 1: audita tu sistema actual

Evalúa si tu programa de facturación actual cumple con los requisitos de VeriFactu. Si usas Excel, Word o soluciones no profesionales, deberás sustituirlas.

Paso 2: elige un software Verifactu certificado

Busca soluciones que ofrezcan:

• • Emisión con QR.
  • Envío automático o diferido de registros.
  • Trazabilidad y seguridad legal.
  • Soporte técnico especializado.

Paso 3: forma a tu equipo

Todo el personal que interviene en la facturación deberá conocer los cambios, para evitar errores en los registros y asegurar una transición fluida.

Paso 4: implementa con anticipación

No dejes pasar el tiempo. Cuanto antes integres un software VeriFactu, más margen tendrás para adaptarte sin prisas ni riesgos.

¿Qué beneficios aporta VeriFactu?

Aunque suponga una adaptación inicial, VeriFactu trae consigo importantes beneficios:

• • Reducción de errores y fraudes en la facturación.

• • Mejora del control fiscal de la empresa.

• • Facilidad para cumplir obligaciones tributarias.

• • Trazabilidad y seguridad legal ante inspecciones.

• • Digitalización de procesos administrativos.

Además, si eliges una solución adecuada, podrás automatizar tareas, reducir carga operativa y centrarte en tu actividad principal.

Consecuencias al no cumplir 

Las consecuencias de no cumplir con VeriFactu pueden ser graves:

• • Sanciones económicas por uso de software no autorizado.
  • Pérdida de validez de facturas emitidas incorrectamente.
  • Riesgos fiscales ante inspecciones de la AEAT.

Por eso, la mejor decisión es anticiparte, asesorarte correctamente y adaptar tu sistema de forma ordenada y profesional.

Prepárate hoy para VeriFactu y protege el futuro fiscal de tu empresa

El sistema VeriFactu representa un cambio profundo pero necesario en la forma de gestionar la facturación electrónica en España. 

No se trata solo de cumplir una normativa, sino de avanzar hacia un modelo empresarial más transparente, eficiente y digital.

Si eres autónomo, pyme o despacho profesional, este es el momento de actuar. La implementación anticipada te evitará problemas, sanciones y te colocará un paso adelante en tu competitividad.

En Ahedo estamos listos para ayudarte a adaptar tu sistema de facturación al nuevo marco legal. Somos un equipo de profesionales en asesoría fiscal que tenemos por objetivo optimizar el cambio hacia este nuevo sistema.

Contáctanos.

Preguntas frecuentes sobre qué es VeriFactu