Un trabajador te pide una excedencia voluntaria y no sabes muy bien qué tienes que hacer, ni qué puede exigirte él a ti. Es una situación más habitual de lo que parece: cuidar de un familiar, emprender un proyecto propio, simplemente necesitar un tiempo fuera. La ley regula esta figura con bastante claridad, pero conviene tener los pasos bien ordenados para no generar un conflicto ni exponer a la empresa a una reclamación.
En este artículo de Ahedo repasamos qué es la excedencia voluntaria, qué requisitos debe cumplir el trabajador para pedirla, y qué obligaciones tiene tu empresa durante y después de ese periodo.
Qué es la excedencia voluntaria
La excedencia voluntaria está recogida en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores. Permite al trabajador suspender temporalmente su relación laboral sin perder la posibilidad de reincorporarse más adelante. Durante ese tiempo, el contrato queda en suspenso: no hay salario, no hay cotización a la Seguridad Social y no se generan derechos como vacaciones o pagas extra.
Lo que sí conserva el trabajador es un derecho preferente a reincorporarse en una vacante de su mismo grupo profesional o uno equivalente, siempre que exista en la empresa cuando la solicite.
Requisitos para pedir una excedencia voluntaria
Para que un trabajador pueda solicitar esta excedencia, tiene que cumplir tres condiciones:
- Tener al menos un año de antigüedad en la empresa.
- Pedirla por un plazo mínimo de cuatro meses y máximo de cinco años.
- Si ya disfrutó de una excedencia anterior por el mismo motivo, deben haber pasado al menos cuatro años desde que terminó.
Una particularidad importante: el trabajador no está obligado a justificar el motivo. No tiene que explicarte por qué la pide, y tú no puedes exigírselo como condición para concederla.
Cómo debe solicitarla el trabajador
La solicitud debe presentarse por escrito, indicando con claridad la fecha de inicio y la duración. La ley no fija un plazo de preaviso exacto, pero la práctica habitual y buena parte de la doctrina judicial recomiendan al menos 15 días naturales de antelación. Algunos convenios colectivos establecen plazos superiores, así que conviene revisar el convenio aplicable antes de responder.
El escrito debería incluir:
- Datos del trabajador y de la empresa.
- Fecha de inicio del contrato y antigüedad.
- Fecha de comienzo y de finalización de la excedencia.
- Referencia a las normas del convenio colectivo que apliquen.
Qué obligaciones tiene tu empresa
Si el trabajador cumple los requisitos legales, la empresa está obligada a concederla. Lo que sí puedes exigir es que se respeten los aspectos de forma: preaviso, fechas claras, escrito formal.
Una vez concedida, tu empresa debe:
- Formalizar la suspensión del contrato, sin que esto suponga baja ni despido.
- Respetar el derecho preferente de reingreso cuando haya una vacante equivalente.
- No pagar salario ni cotizar por ese trabajador durante el periodo, salvo que se pacte otra cosa.
- Comunicar la suspensión a la Seguridad Social para que no se generen cotizaciones indebidas.
¿Puedes denegar una excedencia voluntaria?
Sí, pero solo en supuestos concretos: dificultad real para encontrar un sustituto, que otro trabajador esté ya en excedencia en el mismo puesto, o circunstancias económicas u organizativas que desaconsejen el cambio en ese momento. Si deniegas la excedencia sin motivo justificado, el trabajador puede reclamar ante los tribunales.
Qué pasa cuando el trabajador quiere reincorporarse
El trabajador debe solicitar el reingreso con un mes de preaviso. A partir de ahí, hay tres escenarios posibles:
| Situación | Qué debe hacer la empresa |
|---|---|
| Hay vacante equivalente disponible | Reincorporar al trabajador en esa vacante |
| No hay vacante en ese momento | Informar de la inexistencia y dejar al trabajador en “expectativa de reingreso” |
| La empresa no responde | El silencio puede interpretarse como despido |
Si existe una vacante disponible y la empresa deniega el reingreso, esa negativa equivale a un despido, con las indemnizaciones correspondientes. Por eso es fundamental documentar bien cada paso: si hay vacante o no, cuándo se comunicó, y qué respuesta se dio.
Durante la excedencia, la empresa puede contratar a otra persona para cubrir el puesto, ya que el contrato del trabajador excedente está suspendido y no hay compromiso de permanencia para el sustituto.
Una recomendación práctica
El punto donde más conflictos surgen no es la concesión, sino la reincorporación: qué se considera vacante equivalente, si existía o no en el momento de la solicitud, y cómo se comunica la respuesta. Documentar cada paso por escrito, con fechas, evita que una situación sencilla se convierta en una reclamación laboral.
Que una excedencia no se te convierta en un despido improcedente
La excedencia voluntaria parece un trámite sencillo hasta que llega el momento del reingreso: ahí es donde vemos que la mayoría de las empresas se quedan sin argumentos, porque no documentaron si había vacante, cuándo se comunicó o qué se le contestó al trabajador. Y una negativa mal gestionada, aunque sea sin mala intención, puede acabar costando una indemnización por despido.
En Ahedo llevamos más de 35 años resolviendo estas situaciones para empresas en Madrid, y sabemos que el momento de prevenir el problema no es cuando el trabajador pide el reingreso, sino desde el día en que se concede la excedencia.
Si tienes una solicitud sobre la mesa y no tienes claro cómo gestionarla, si se acerca la fecha de reincorporación de alguien, o simplemente quieres revisar el procedimiento antes de que llegue el momento, nuestro equipo de asesoría laboral en Madrid puede ayudarte a resolverlo con seguridad jurídica.
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de excedencia voluntaria
¿Cuánto tiempo de antigüedad necesita el trabajador para pedir una excedencia voluntaria?
Al menos un año en la empresa. Sin ese requisito, la empresa no está obligada a concederla.
¿El trabajador tiene que explicar el motivo de la excedencia?
No. La excedencia voluntaria no exige justificación de la causa.
¿Puede la empresa negarse a conceder la excedencia?
Solo en casos concretos: dificultad para sustituir al trabajador, que otro empleado ya esté en excedencia en el mismo puesto, o motivos organizativos o económicos justificados.
¿El trabajador cobra durante la excedencia voluntaria?
No. El contrato queda suspendido: no hay salario ni cotización a la Seguridad Social durante ese periodo.
¿Qué pasa si no hay vacante cuando el trabajador quiere reincorporarse?
Queda en situación de “expectativa de reingreso” hasta que surja una vacante equivalente. Recomendamos solicitar el reingreso cada año mientras se espera.
¿Se puede cobrar el paro estando en excedencia voluntaria?
No, salvo excepciones muy concretas, como que la empresa deniegue el reingreso por falta de vacante tras solicitarlo formalmente por escrito.
¿Qué pasa si la empresa contrata a un sustituto y luego el trabajador pide reincorporarse antes de tiempo?
Nada cambia respecto al derecho preferente del trabajador excedente, pero no tiene derecho a que se rescinda el contrato del sustituto de forma anticipada. La empresa puede ofrecerle la primera vacante equivalente que surja, aunque eso implique esperar a que termine el contrato de cobertura.