Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social es un paso obligatorio si vas a incorporar personal a tu empresa. Este trámite garantiza los derechos del empleado y evita sanciones para ti como empleador. Aunque puede parecer complejo, con la información adecuada resulta mucho más sencillo de lo que imaginas.
En este artículo de Ahedo te explicamos de forma clara y ordenada los pasos esenciales para realizar el alta en la Seguridad Social, la documentación necesaria y los errores que debes evitar.
Qué necesitas antes de realizar el alta en la Seguridad Social
Antes de realizar el alta, asegúrate de tener todos los elementos que la Administración te exigirá. Esto incluye tanto tus datos como empleador como los del trabajador a incorporar.
Lo primero es estar inscrito como empleador, lo que te permite obtener el código de cuenta de cotización. Este número identifica a tu empresa frente a la Seguridad Social y es imprescindible para gestionar cualquier alta.
Por parte del trabajador, es obligatorio que cuente con número de afiliación a la Seguridad Social. Si no lo tiene, deberá solicitarlo previamente mediante el modelo TA.1.
Documentación para contratar a un trabajador
Tener la documentación correcta te ahorrará problemas y retrasos. Estos son los datos y documentos que necesitarás para realizar el alta:
- Nombre completo, DNI/NIE y domicilio del trabajador.
- Número de Seguridad Social del trabajador.
- Fecha de inicio de la actividad.
- Tipo de contrato y grupo de cotización.
- Coeficiente de jornada, si es un contrato parcial.
- Tu código de cuenta de cotización como empresa.
En función del tipo de actividad y el puesto, también puede exigirse que indiques la ocupación o grupo profesional.
Cómo dar de alta a un trabajador por primera vez
Si es la primera vez que contratas, deberás inscribirte como empresa en la Seguridad Social. Esto se realiza mediante el modelo TA.6, que puedes presentar online o de forma presencial en la Tesorería General.
Una vez tengas tu CCC, podrás comenzar a gestionar altas laborales. El alta del trabajador debe realizarse antes de que empiece a trabajar, y puede hacerse hasta con 60 días de antelación.
Recuerda que dar de alta al trabajador no es opcional: es un deber legal que garantiza sus derechos y tu cumplimiento normativo como empleador.
Alta en la Seguridad Social online: paso a paso
Realizar el alta por Internet es rápido y permite llevar un mejor control documental. Para ello, necesitas certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.
Accede a la Sede Electrónica de la Seguridad Social (Import@ss), entra en la sección de Empresas y elige “Alta de trabajador”. El sistema te irá guiando paso a paso.
Rellena los campos obligatorios, adjunta la documentación requerida y firma digitalmente. Al finalizar, descarga el justificante: es tu prueba oficial del alta.
Alta en sistema RED y trámite presencial
Si trabajas con una asesoría o gestoría, probablemente gestionen tus altas mediante el sistema RED. Esta plataforma permite la tramitación telemática de empresas.
Para hacerlo por tu cuenta de forma presencial, solicita cita previa en la Tesorería. Lleva el modelo TA.2/S para el alta del trabajador y el TA.1 si necesita afiliación.
Allí entregarás los formularios, firmarás la solicitud y recibirás el justificante de alta. Este debe conservarse junto a la documentación laboral de tu empresa.
Registro del contrato en el SEPE
El alta en la Seguridad Social es solo uno de los pasos. Debes también hacer la comunicación del contrato al SEPE en un plazo de 10 días naturales.
Este paso también puedes hacerlo online, mediante la plataforma Contrat@, o de forma presencial en la oficina de empleo correspondiente.
Incluso si el contrato es verbal, estás obligado a registrarlo. Este requisito es independiente del tipo de contrato laboral firmado.
Plazo para dar de alta a un empleado
La ley exige que el alta se realice antes de que el trabajador comience a trabajar. Puedes hacerlo hasta con 60 días de antelación.
En caso de que el alta no se haya realizado a tiempo, te expones a sanciones económicas y, según la situación, a la consideración de contrato indefinido.
Además, si ocurre un accidente durante un periodo sin alta, la responsabilidad recaerá completamente en ti como empleador.
Tipos de contrato y alta en Seguridad Social
Cada contrato laboral requiere una notificación adecuada. En la comunicación del alta deberás indicar el tipo de contrato (indefinido, temporal, parcial, etc.).
El tipo de contrato afecta al grupo de cotización y a las obligaciones fiscales de tu empresa. Presta atención a este punto.
También influye en las posibles bonificaciones o reducciones de cuotas a las que puedas tener acceso.
Costes de Seguridad Social para la empresa
Como empleador, deberás asumir una parte de la cotización a la Seguridad Social. Esta se calcula sobre el salario bruto del trabajador.
El coste total ronda el 30% del salario bruto mensual, aunque puede variar según el tipo de contrato, grupo profesional y bonificaciones.
Errores frecuentes al dar de alta un trabajador
Uno de los fallos más comunes es realizar el alta fuera de plazo. Esto puede acarrear multas de hasta 9.600 euros por empleado.
Otro error es no verificar que el trabajador esté afiliado al sistema. Si no lo está, el alta será rechazada y habrá que comenzar de nuevo.
También es habitual olvidarse de registrar el contrato en el SEPE, lo que supone otra infracción administrativa.
Una asesoría laboral es crucial para evitar estos errores.
Baja en la Seguridad Social de un trabajador
La baja también debe comunicarse en plazo, ya sea por fin de contrato, dimisión o despido. Utiliza el mismo sistema donde realizaste el alta.
Hazlo dentro de los 3 días naturales siguientes al fin de la relación laboral. Así evitarás problemas legales y laborales posteriores.
Recuerda que las bajas también deben comunicarse al SEPE si hay extinción del contrato.
Te guiamos paso a paso en tu alta en la Seguridad Social
En Ahedo te acompañamos en cada paso para dar de alta a tus trabajadores mediante nuestro servicio de asesoría laboral en Madrid. Sabemos que cada empresa es diferente y adaptamos la gestión a tus necesidades.
Te ayudamos a reunir la documentación, tramitar el alta en la Seguridad Social online o presencialmente, y registrar los contratos en el SEPE.
Contacta con nosotros para evitar errores, retrasos o sanciones. Hacemos que contratar personal sea un proceso seguro y sencillo.
Preguntas frecuentes sobre alta en la Seguridad Social
¿Qué es el código de cuenta de cotización?
Es el número que identifica a tu empresa como empleadora ante la Seguridad Social. Se obtiene en el momento de la inscripción de la empresa y sirve para gestionar las cotizaciones de los trabajadores.
¿Es obligatorio dar de alta al trabajador antes de que empiece a trabajar?
Sí. La normativa laboral exige que el alta en la Seguridad Social se realice con carácter previo al inicio de la actividad laboral.
¿Puedo hacer el alta por Internet?
Sí. El trámite puede realizarse a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (Import@ss), utilizando certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.
¿Cuál es el plazo máximo para registrar el contrato en el SEPE?
El plazo es de 10 días naturales desde la firma del contrato, incluso en los casos en los que este se haya formalizado de manera verbal.
¿Qué ocurre si no doy de alta a un empleado?
La falta de alta puede conllevar sanciones económicas de hasta 9.600 euros, la pérdida de ayudas o bonificaciones y la asunción de responsabilidades directas en caso de accidente laboral o prestaciones.
¿Qué diferencia hay entre afiliación y alta?
La afiliación se realiza una sola vez en la vida laboral del trabajador y le asigna un número de la Seguridad Social. El alta, en cambio, debe efectuarse cada vez que se inicia una nueva relación laboral.
¿Cómo compruebo si el alta se ha hecho correctamente?
Puedes solicitar un informe de vida laboral o verificar el estado del alta a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Es recomendable conservar siempre el justificante del trámite.